বেশির ভাগ স্কুলে ফি আদায় আসলে টাকার সমস্যা নয়, মনে রাখার সমস্যা। অভিভাবক দিতেই চান। অ্যাকাউন্ট্যান্ট মনে করিয়ে দিতেই চান। এই দুই ইচ্ছার মাঝখানে পড়ে থাকে একটা এক্সেল শিট, যেটা সাজিয়ে দেখার সময় কারও হয় না — আর যখন কেউ তাকায়, বকেয়াটা তিন মাসের পুরনো হয়ে গেছে আর কথাবার্তাটা অস্বস্তিকর হয়ে উঠেছে।
ফি ফলো-আপ pack ওই মনে রাখার দায়টাই তুলে নেয়।
হাতে করা ফলো-আপের চক্র কোথায় ভাঙে
চেনা চক্রটা এরকম: মাসের শেষে বকেয়ার তালিকা বার করা, স্পষ্ট কেসগুলোয় দাগ দেওয়া, একজন কেরানিকে ফোন করতে বলা, বড়জোর এক-তৃতীয়াংশে পৌঁছনো, বাকিটা পরের চক্রে গড়িয়ে যাওয়া। তিনটি জায়গায় বারবার একই ভুল হয়।
উপর থেকে কাজ করা। তালিকা ধরা হয় উপর থেকে। যিনি নীচে পড়ে আছেন, তাঁকে মাসের পর মাস কেউ ফোন করে না, আর তাঁর বকেয়া চুপচাপ বাড়তে থাকে।
এক চক্র থেকে পরের চক্রে কোনও স্মৃতি নেই। ৮ তারিখে কোন অভিভাবককে মনে করানো হয়েছিল, তা কেউ লিখে রাখে না; ফলে পরের চক্রে হয় তাঁকে বাদ দেওয়া হয়, নয়তো একই ভাষায় আবার মনে করানো হয়।
মেজাজ অনুযায়ী কড়াকড়ি। তৃতীয় রিমাইন্ডারের সুর নির্ভর করে কে ফোন করছেন আর তাঁর সকালটা কেমন গেছে তার উপর — ফি আসলে কত দিনের বকেয়া, তার উপর নয়।
এর প্রতিটিই সময়সূচি ও হিসাবরক্ষণের ব্যর্থতা — অর্থাৎ ঠিক যে ধরনের কাজ সফটওয়্যারের নিজের কাঁধে নেওয়া উচিত।
তিন ধাপের এসকালেশন সিঁড়ি: ৭, ১৫, ৩০ দিন
Pack চালু করলে আপনার ফি লেজারের উপর তিনটি রুল লেখা হয়, তিনটিরই সময়সূচি এক।
| ধাপ | ডিফল্ট শর্ত | সুর | টেমপ্লেট |
|---|---|---|---|
| নরম | নির্ধারিত দিনের ৭ দিন পর | সৌজন্যমূলক মনে করানো | Overdue reminder |
| কড়া | ১৫ দিন পর | কেজো | Overdue reminder |
| চূড়ান্ত | ৩০ দিন পর | শেষ নোটিশ | Final-notice টেমপ্লেট |
প্রতিটি রুল খোঁজে pending বা partial অবস্থার সেই লেজার এন্ট্রিগুলি, যেগুলি নিজের ধাপের দিন-সংখ্যা পেরিয়েছে এবং ন্যূনতম অঙ্কের উপরে। মিলে যাওয়া এন্ট্রি থেকে রেকর্ডে থাকা অভিভাবকের কাছে একটি WhatsApp বার্তা যায় — তাতে বসানো থাকে অভিভাবকের নাম, ছাত্রের নাম, বকেয়া অঙ্ক, আসল কত দিনের বকেয়া, আর স্কুলের সংক্ষিপ্ত নাম।
দিন-সংখ্যাগুলিই আসল কথা, আর তিনটিই আপনার নিজের হাতে। ত্রৈমাসিক বিলিং চলা স্কুল হয়তো ১৫, ৩০ ও ৪৫ চাইবে। যে স্কুলের নগদের চাপ বেশি, সেই স্কুল চাইতে পারে ৩, ১০ ও ২১। এসকালেশনের কাঠামো দু’ক্ষেত্রেই এক থাকে।
যে থ্রেশহোল্ডগুলি সত্যিই স্কুলের হাতে
তিনটি দিন-সংখ্যার বাইরে pack-এ এমন কিছু সেটিং আছে, যা ঠিক করে দেয় কে আদৌ হিসেবের মধ্যে পড়বেন:
- ন্যূনতম অঙ্ক, পয়সায় ধরা, ডিফল্টে ₹১০০। এর নীচে কিছুই যায় না।
- মকুব বাদ দাও — ডিফল্টে চালু। যে ছাড় আপনি নিজেই দিয়েছেন, তা তাড়া করা হয় না।
- বাতিল বাদ দাও — ডিফল্টে চালু।
- Quiet hours, একটি শুরু ও শেষ সময়, যে স্কুলগুলি নির্ধারিত ১০:০০-র পাশাপাশি একটি স্পষ্ট না-পাঠানোর সময় লিখে রাখতে চায় তাদের জন্য।
এগুলি একবারই, চালু করার সময়েই ঠিক করে নিন। যে সিস্টেম ঠিক চল্লিশটি পরিবারকে তাড়া করে আর যে সিস্টেম রাউন্ডিং-এর ভুলের জন্য স্কুলের সব অভিভাবককে WhatsApp করে — পার্থক্যটা এই সেটিংগুলিতেই।
একই অভিভাবকের কাছে দ্বিতীয় বার্তা যায় না কীভাবে
এই ব্যবস্থাটার জোরেই জিনিসটা চালু রেখে দেওয়া নিরাপদ।
পাঠানো প্রতিটি অ্যাকশনের সঙ্গে একটি ডিডুপ্লিকেশন কী থাকে, যা তৈরি হয় ধাপ, নির্দিষ্ট লেজার এন্ট্রি আর রুল — এই তিনটি থেকে; সঙ্গে থাকে একটি উইন্ডো, যা ফি ফলো-আপের ক্ষেত্রে ডিফল্টে ১৬৮ ঘণ্টা। বার্তা বেরোনোর আগে ওই কী Redis-এ অ্যাটমিকভাবে লক করা হয়। কী আগে থেকেই থাকলে অ্যাকশনটি ডুপ্লিকেট স্কিপ হিসেবে লেখা হয় এবং কিছুই পাঠানো হয় না।
দুটি ফল বুঝে রাখা দরকার। এক, কী-র মধ্যে ধাপ ধরা আছে, তাই সাত দিন থেকে পনেরো দিনে গড়ানো একটি এন্ট্রি সত্যিই এক ধাপ উপরে ওঠে — কড়া রিমাইন্ডারের কী নরমটির থেকে আলাদা। দুই, কী-র মধ্যে লেজার এন্ট্রিও ধরা আছে, তাই তিনটি অপরিশোধিত এন্ট্রি থাকা একটি পরিবারকে তিনটি আলাদা কেস হিসেবে দেখা হয়, একটি নয়; সেটা না চাইলে ন্যূনতম অঙ্কের থ্রেশহোল্ড আর আপনার বিলিং কাঠামোই হাতিয়ার।
Redis-এ পৌঁছনো না গেলে লক করার চেষ্টা ব্যর্থ হয় এবং বার্তা পাঠানোর চেষ্টাই হয় না, বাদ যায়। কম পাঠানো হলে পরের দিনের রানে সেটা সামলে যায়। কিন্তু গত সপ্তাহে টাকা দিয়ে দেওয়া অভিভাবকের কাছে চলে যাওয়া দ্বিতীয় “শেষ নোটিশ” আর কোনওভাবেই সামলানো যায় না।
Agent mode চালু থাকলে সুর বাছাই
ফি pack-এ agent mode-ও আছে। নির্দিষ্ট SQL একটি নির্ধারিত মাপের ব্যাচে বকেয়া এন্ট্রি বাছে এবং প্রতিটির সঙ্গে এমন প্রেক্ষাপট জুড়ে দেয় যা নিছক দিন-গোনায় ধরা পড়ে না: আংশিক টাকা জমা পড়েছে কি না, ওই ছাত্রের নামে আর কতগুলি এন্ট্রি খোলা আছে, পরিবারটি শেষবার কবে কিছু দিয়েছিল।
তার পর একটিমাত্র স্ট্রাকচার্ড কল প্রতিটি এন্ট্রির জন্য একটি সুর ঠিক করে — নরম, কড়া বা চূড়ান্ত — সঙ্গে এক বাক্যের কারণ। নির্দেশে স্পষ্ট বলা থাকে যে সম্প্রতি আংশিক টাকা দিয়েছেন এমন অভিভাবক বড়জোর নরম সুর পাবেন, কারণ তিনি চেষ্টা করছেন সেটা দেখাই যাচ্ছে; আর আট দিনের প্রথমবারের দেরিকে কখনও চূড়ান্ত নোটিশে তোলা হবে না।
মডেল শুধু একটি সুর ফেরায়; এটি নিজে কোনও লেখা বানায় না, প্রাপকও বাছে না। বার্তা যায় অনুমোদিত টেমপ্লেটেই। মডেলের ফেরানো যা কিছু প্রত্যাশিত ছাঁচে পড়ে না, তা পাঠানোর আগেই বাদ দেওয়া হয়; আর ফি এজেন্ট সরাসরি একটিমাত্র কাজই করতে পারে — WhatsApp বার্তা পাঠানো।
সোমবারের ডিফল্টার ডাইজেস্ট
অভিভাবকদের তাড়া করা কাজের অর্ধেক। বাকি অর্ধেক হল নিজের স্টাফকে বলা, এই সপ্তাহটা কোথায় খরচ করতে হবে।
সহযোগী একটি pack প্রতি সোমবার স্থানীয় সময় ০৯:০০-এ admin ও accountant ভূমিকার কাছে একটি ডাইজেস্ট পাঠায় — ন্যূনতম কত দিনের বকেয়া, সেই সীমা পেরোনো সবচেয়ে বড় ডিফল্টারদের তালিকা। সংখ্যা আর সীমা, দুটিই সেটিং। Agent mode-এ ক্রমটি নিছক অঙ্কের হিসেবে সাজানো নয়, সামগ্রিক — অঙ্ক, বয়স, আর শেষ কবে কারও সঙ্গে যোগাযোগ হয়েছিল; সঙ্গে আসে সংক্ষিপ্ত বিশ্লেষণ ও পরিবার-পিছু পরবর্তী পদক্ষেপের পরামর্শ।
যাঁরা সাপ্তাহিক নয়, দৈনিক হিসাব চান, তাঁদের জন্য কালেকশন মর্নিং ব্রিফিং ০৮:০০-এ একই কাজ করে — সঙ্গে গতকালের আদায় আর আজকের প্রত্যাশিত অঙ্ক।
এক সপ্তাহ পরে firing log পড়ুন
সেটিংস স্ক্রিন দেখে এর উপর ভরসা করবেন না। প্রথম সপ্তাহের পর automations-এর firing log খুলে পড়ুন।
প্রতিটি সারিতে থাকে রুল, শর্তে কী মিলল, কোন অ্যাকশন গেল, আর ফল — পাঠানো হয়েছে, ডুপ্লিকেট বলে বাদ গেছে, না ব্যর্থ হয়েছে। আপনি দেখবেন অনুপাতটা: চল্লিশটি এন্ট্রি মিলে আটত্রিশটি ডুপ্লিকেট বলে বাদ গেলে বুঝতে হবে এসকালেশন উইন্ডো ঠিকঠাক কাজ করছে। কিছুই না চললে বুঝতে হবে আপনার দিন-সংখ্যা আপনার সবচেয়ে পুরনো বকেয়ার চেয়েও বড় — যা আসলে চিন্তার কিছু নয়।
সাফল্যের চেয়ে ব্যর্থতা বেশি জরুরি। একটি রুলে পরপর পাঁচটি ত্রুটি হলে তার সার্কিট ব্রেকার পড়ে যায়: রুলটি চলা বন্ধ করে, admin ও principal ব্যবহারকারীরা অ্যাপের ভিতরে জানতে পারেন, আর ব্যর্থ WhatsApp অ্যাকশনটি dead-letter রেকর্ডে লেখা হয়। এটা ইচ্ছাকৃত। যে রুল চুপচাপ ব্যর্থ হয়ে চলেছে, সেটা স্পষ্টভাবে থেমে যাওয়া রুলের চেয়ে খারাপ।
সব pack-এ যে ব্যবস্থাগুলি সাধারণ, তার জন্য দেখুন School Autopilot: যে কাজ আপনাকে ছাড়াই চলে।